Forenklet reklamasjonsbehandling

I Heidenreich tar vi tilbakemeldinger fra kunder på alvor. Et område som våre kunder i forbindelse med kunde-undersøkelse sier Heidenreich bør forbedre seg på er håndtering av reklamasjoner. Dette har vi jobbet med og vi er svært fornøyd med å ha forenklet reklamasjons-behandlingen. Vi håper du som kunde også vil merke dette.

REKLAMASJONSHÅNDTERING

Rutinen gjelder reklamasjoner på både lager- og skaffevarer, samt eventuelle følgeskader og medgåtte timer. Ved en reklamasjon tar du kontakt med nærmeste avdeling. Reklamert produkt må medbringes. Om dette ikke lar seg gjøre så må bilder og beskrivelse oversendes.

1. REKLAMASJONSHÅNDTERING

1.1 Ved en reklamasjonsverdi mindre enn kr. 5.000,-, blir saken behandlet som en forenklet reklamasjon.

1.2 Ved forenklet reklamasjon vil du bli kreditert umiddelbart.

1.3 Følgekostnader inntil kr. 5.000,- blir også behandlet som en forenklet sak, og godskrives kunden umiddelbart.

1.4 Om reklamasjonen ikke skulle bli godkjent av leverandør/produsent vil du bli fakturert i etterkant for det beløpet du er kreditert for.

1.5 Reklamasjon med verdi over 5.000,- behandles som en ordinær reklamasjon. Reklamasjonen må behandles hos leverandør/produsent før kreditnota og eventuelle følgekostnader godskrives kunde.

1.6 Faktura på evt. følgekostnader må være sendt Heidenreich innen 30 dager, etter at reklamasjonen er innrapportert. Om dette ikke skjer så godtas heller ikke følgekostnaden. Ved følgekostnader sendes faktura til faktura@heidenreich.no. VIKTIG! Faktura må merkes med reklamasjonsnummer.

1.7 Reklamasjonsnummer skal alltid følge reklamasjonen. Ved henvendelser i forbindelse med reklamasjonen skal alltid nummeret oppgis. Reklamasjonsnummeret får du tilsendt når reklamasjonen opprettes i HAS-reklamasjonssystem.

1.8 Ved forenklet reklamasjon er forventet tilbakemelding på ca. 2 uker.

1.9 Reklamasjoner som ikke omfattes av forenklet reklamasjonshåndtering behandles fortløpende, og krediteres etter aksept hos leverandør. Behandlingstid er normalt ca. 4 uker.

2. OM REKLAMASJONEN IKKE BLIR GODKJENT

2.1 Om en reklamasjon avvises fra leverandør så mottar du en mail med årsak til at reklamasjonen ikke ble godkjent. Årsak føres også opp i reklamasjonskjema som er opprettet.

2.2 Når forenklet reklamasjon ikke godkjennes vil du bli fakturert for det beløpet som allerede er kreditert i forbindelse med reklamasjonssaken.

2.3 Ønsker du å klage på avvist reklamasjon så gjøres dette skriftlig innen 30 dager etter mottatt avslag. Klagen må inneholde reklamasjonsnummeret.

2.4 Klagen mailes til reklamasjonsansvarlig som er oppført i reklamasjonsskjemaet.

Eks. på avslagsmail som sendes kunde, med vedlagt Reklamasjonsskjema:

Sentralbord hverdager 0700 - 1600